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[档案馆]关于做好2018年度应归档文件材料预立卷的通知
发布时间:2019年03月12日 10:22 作者:宣传部  来源:澳门赌场官方网站 浏览次数:56

校属各单位:

根据教育部《高等学校档案管理办法》、《湖南科技学院档案管理办法》,每年3-4月,各单位收集、整理和移交上一年度应归档文件材料。为使此项工作顺利进行,现将相关工作安排如下:
一、归档范围

1、各部门从201811日至20181231日生成的各种载体(如纸质文字图表、照片、音视频和实物等)材料;跨年度完成的反映2018年工作的材料。具体范围请参照《湖南科技学院文件材料归档范围及保管期限表》(第二版)执行。

2、分散在各部门或个人手中应向档案馆移交而未移交的2018年以前的档案材料。

二、归档要求

  1、校属各单位先认真梳理本单位在2018年度各项工作中形成并办理完毕的有价值的各类材料情况,将各类应归档材料全部移交给本单位兼职档案员,兼职档案员再根据学校相关规定立卷整理。按照《中华人民共和国档案法》要求,任何单位或个人不得将应归档材料据为己有。

2、归档文件材料应是原件,材料务必内容真实完整、用纸规范、手续齐备(需盖章的应盖章,需签字的应签字),立卷前兼职档案员要逐件逐页检查。

  3、各单位对所收集的材料要按“区分件——编写页码——分类(分年度、分问题、分保管期限)——去针——包角装订——排序——装盒——电脑著录——打印目录——整理人签字”等顺序进行整理。档案盒背脊及归档文件页码的著录务必使用铅笔标注。

4、移交时须报送移交目录,一式三份,移交人签名,并加盖移交单位公章。在移交纸质档案的同时报送相应的电子文档。

5、应归档的声像(视频、照片)、实物档案须标明事由、时间、地点、人物等要素。

6、各教学学院档案亦于6月底前按照《湖南科技学院教学学院档案归档范围表》收集分类立卷自存,应向档案馆移交部分请按时移交。

7、各单位检查 “世纪科怡”档案系统是否能正常运行,如需重装系统,或立卷过程中有不明之处均请联系档案馆刘爱敏同志,咨询电话0746-6381636

三、移交地点与时间

老图书馆二楼206办公室。各部门移交档案的具体时间再另行通知。

                    湖南科技学院档案馆

                              2019.3.12


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